BTW-aangifte: de basis
Als ondernemer in Nederland bent u verplicht om periodiek btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. De meeste ondernemers doen dit per kwartaal, maar sommige — met name grotere bedrijven — moeten maandelijks aangifte doen. Kleine ondernemers die onder de KOR vallen, zijn vrijgesteld.
De btw-aangifte is in feite een afrekening. U berekent hoeveel btw u in de afgelopen periode heeft ontvangen van uw klanten (de verschuldigde btw) en hoeveel btw u zelf heeft betaald aan leveranciers (de voorbelasting). Het verschil draagt u af — of u krijgt geld terug als de voorbelasting hoger is.
Deadlines en boetes
De deadline voor de kwartaalaangifte is de laatste dag van de maand volgend op het kwartaal. Dus voor het eerste kwartaal (januari-maart) is de deadline 30 april. Te laat indienen kan leiden tot een verzuimboete van €68 per keer, die kan oplopen bij herhaling. Bovendien schat de Belastingdienst dan uw btw-bedrag — doorgaans hoger dan werkelijk — en dat moet u eerst betalen voordat het wordt gecorrigeerd.
Hoe vult u de aangifte in?
U logt in bij Mijn Belastingdienst Zakelijk met eHerkenning. Het aangifteformulier bevat verschillende rubrieken. De belangrijkste zijn: rubriek 1a (leveringen en diensten belast met 21%), rubriek 1b (leveringen belast met 9%), rubriek 5b (voorbelasting) en eventueel rubriek 3 (intracommunautaire leveringen binnen de EU).
Gebruikt u boekhoudsooftware zoals Exact, Moneybird, e-Boekhouden of Jortt? Dan berekent de software uw btw-bedragen automatisch op basis van uw ingevoerde facturen. U hoeft de bedragen dan alleen nog over te nemen in het aangifteformulier — of, bij sommige pakketten, de aangifte direct vanuit de software te versturen.
Voorbelasting aftrekken
Alle btw die u betaalt op zakelijke inkopen mag u aftrekken als voorbelasting. Dat geldt voor kantoormateriaal, software, professionele diensten, zakelijke lunches (tot op zekere hoogte), en bedrijfsmiddelen. Voorwaarde is dat u een correcte factuur heeft die aan de wettelijke eisen voldoet: naam en btw-nummer van de leverancier, factuurdatum, specificatie van de geleverde goederen of diensten, en het btw-bedrag.
Bij gemengd gebruik — bijvoorbeeld een telefoon die u zowel zakelijk als privé gebruikt — mag u alleen het zakelijke deel aftrekken. De Belastingdienst accepteert doorgaans een zakelijk percentage als u dat redelijk kunt onderbouwen.
Suppletieaangifte
Heeft u achteraf ontdekt dat er fouten in uw btw-aangifte zitten? Als het verschil meer dan €1.000 bedraagt, bent u verplicht een suppletieaangifte in te dienen. Dit is een correctie op een eerder ingediende aangifte. Doet u dit proactief, dan legt de Belastingdienst doorgaans geen boete op. Wacht u tot een controle de fout ontdekt, dan riskeert u wel een boete.
Tips voor een vlotte btw-aangifte
Verwerk uw facturen direct na ontvangst in uw boekhouding. Wacht niet tot het einde van het kwartaal — dan stapelt het werk zich op en vergeet u gegarandeerd een paar bonnetjes. Stel een herinnering in voor de deadline. En bewaar alle facturen minimaal zeven jaar, zowel de uitgaande als de inkomende.