BTW-nummer: de basis voor elke ondernemer
Zodra u zich inschrijft bij de Kamer van Koophandel, geeft het KvK uw gegevens door aan de Belastingdienst. Binnen twee weken ontvangt u per post uw btw-identificatienummer (btw-id). Dit nummer heeft u nodig op al uw facturen, uw website, en bij handelstransacties binnen de EU.
Het btw-id is opgebouwd uit de landcode NL, negen cijfers, de letter B, en twee controlecijfers. Het ziet er bijvoorbeeld uit als: NL123456789B01. Dit is het nummer dat u aan klanten en leveranciers geeft. Daarnaast ontvangt u een omzetbelastingnummer, dat u alleen gebruikt in de communicatie met de Belastingdienst zelf.
Verschil btw-id en omzetbelastingnummer
Sinds 2020 hebben eenmanszaken twee nummers: het btw-id (voor extern gebruik) en het omzetbelastingnummer (voor de Belastingdienst). Het btw-id bevat niet uw BSN, in tegenstelling tot het oude btw-nummer. Dit is gedaan ter bescherming van uw privacy. Het omzetbelastingnummer is nog wel gekoppeld aan uw BSN en gebruikt u alleen bij contact met de Belastingdienst.
BV's, vof's en andere rechtspersonen hebben slechts één nummer dat voor beide doeleinden wordt gebruikt.
Wanneer heeft u een btw-nummer nodig?
Vrijwel elke ondernemer heeft een btw-nummer nodig. De enige uitzonderingen zijn ondernemers die uitsluitend btw-vrijgestelde prestaties verrichten (zoals artsen en bepaalde onderwijsinstellingen) en ondernemers die de KOR toepassen — hoewel die laatste groep technisch gezien wel een btw-nummer heeft, maar geen btw in rekening brengt.
Op uw facturen bent u wettelijk verplicht uw btw-id te vermelden. Staat het er niet op, dan kan de afnemer de btw niet aftrekken als voorbelasting, en riskeert u een boete bij controle.
BTW-nummer controleren
Doet u zaken met een ander bedrijf binnen de EU? Dan is het verstandig om het btw-nummer van uw handelspartner te controleren via het VIES-systeem van de Europese Commissie. Dit is gratis en eenvoudig: u voert het nummer in en het systeem bevestigt of het geldig is. Dit is vooral belangrijk bij intracommunautaire leveringen, waarbij u 0% btw factureert op voorwaarde dat de afnemer een geldig btw-nummer heeft.
Problemen met uw btw-nummer
Soms wordt een btw-registratie vertraagd, bijvoorbeeld als de Belastingdienst twijfelt of u daadwerkelijk ondernemer bent. In dat geval kunt u worden uitgenodigd voor een gesprek of moet u aanvullende documenten aanleveren, zoals contracten met opdrachtgevers of een businessplan. Blijft het te lang duren? Neem contact op met de BelastingTelefoon Ondernemers (0800-0543).