BTW terugkrijgen: de reguliere weg
Als ondernemer trekt u elke periode de btw af die u heeft betaald op zakelijke inkopen. Dit is de voorbelasting. Normaal gesproken is de btw die u ontvangt van klanten (verschuldigde btw) hoger dan de voorbelasting, en draagt u het verschil af. Maar soms is het andersom — en dan krijgt u btw terug.
Dit komt het vaakst voor bij grote investeringen. Koopt u een bedrijfspand, dure machines, of een wagenpark? Dan is de btw op die aankoop fors en overstijgt die al snel de btw die u in datzelfde kwartaal ontvangt. Het verschil wordt door de Belastingdienst teruggestort, doorgaans binnen zes weken na uw aangifte.
Structurele btw-teruggave
Sommige ondernemers hebben structureel recht op btw-teruggave. Dit geldt bijvoorbeeld voor exporteurs: zij leveren goederen aan het buitenland tegen 0% btw, maar betalen wel Nederlands btw op hun inkopen. Het verschil krijgen zij elk kwartaal terug. Ook bedrijven die uitsluitend aan andere EU-landen leveren (intracommunautaire leveringen) bevinden zich vaak in een teruggave-positie.
BTW terugvragen uit het buitenland
Heeft u als Nederlandse ondernemer btw betaald in een ander EU-land — bijvoorbeeld bij een hotelverblijf, zakelijke diner, of conferentiebezoek? Dan kunt u deze btw terugvragen via het digitale portaal bij de Belastingdienst. U dient een verzoek in via Mijn Belastingdienst Zakelijk, en de Belastingdienst stuurt dit door naar het betreffende EU-land. De procedure kan lang duren — soms zes tot twaalf maanden — maar het loont bij grotere bedragen.
Let op: niet alle btw-categorieën komen in elk land voor teruggave in aanmerking. Zo geven sommige landen geen btw terug op hotelkosten of representatiekosten. Controleer vooraf de regels van het betreffende land.
Versnelde teruggave
Bij grote investeringen kunt u de Belastingdienst verzoeken om versnelde btw-teruggave. U dient dan een maandelijkse btw-aangifte in (in plaats van per kwartaal) om sneller uw voorbelasting terug te krijgen. Dit is tijdelijk mogelijk en moet u apart aanvragen.
BTW en particulieren
Als particulier kunt u in Nederland normaal gesproken geen btw terugvragen. Een uitzondering geldt voor de bouw van een eigen woning: als u zelf opdrachtgever bent voor de bouw, betaalt u btw over de bouwkosten en eventueel overdrachtsbelasting — maar niet beide. In de praktijk komt dit neer op een samenloopvrijstelling.
Niet-EU-inwoners die in Nederland winkelen, kunnen via tax-free shopping een deel van de btw terugkrijgen bij vertrek uit de EU. Dit loopt via gespecialiseerde bedrijven op luchthavens en grensovergangen.