Wat is de WKR?
De werkkostenregeling (WKR) bepaalt hoeveel een werkgever onbelast mag vergoeden aan werknemers. De WKR kent drie categorieën: gerichte vrijstellingen (specifieke onbelaste vergoedingen, zonder limiet), nihilwaarderingen (voorzieningen op de werkplek, geen belasting), en de vrije ruimte (een percentage van de totale loonsom waarbinnen de werkgever vrij kan vergoeden). Alles wat niet in een vrijstelling past en de vrije ruimte overschrijdt, wordt belast met 80% eindheffing.
Vrije ruimte 2026
De vrije ruimte bedraagt 1,92% over de eerste €400.000 loonsom en 1,18% over het meerdere. Bij een loonsom van €500.000 is de vrije ruimte: 1,92% × €400.000 + 1,18% × €100.000 = €7.680 + €1.180 = €8.860. Binnen dit budget kan de werkgever vrij vergoedingen en verstrekkingen doen: kerstpakketten, personeelsfeesten, jubileumuitkeringen, enzovoort. Wordt het budget overschreden? Dan betaalt de werkgever 80% eindheffing over het meerdere.
Gerichte vrijstellingen (onbeperkt)
Bepaalde vergoedingen zijn onbeperkt vrijgesteld en tellen niet mee in de vrije ruimte: reiskostenvergoeding (€0,23/km), thuiswerkvergoeding (€2,35/dag), OV-abonnementen, maaltijden bij overwerk, vakliteratuur en studiekosten, arbo-voorzieningen (thuiswerkplek, beeldschermbril), verhuiskostenvergoeding (€7.750 bij werkgerelateerde verhuizing), en gereedschappen en apparatuur die noodzakelijk zijn voor het werk.
Nihilwaarderingen (werkplek)
Voorzieningen op de werkplek zijn onbelast: koffie, thee, fruit, werkkleding met logo, bedrijfsfitness op de werkplek, en het gebruik van een mobiele telefoon die voor meer dan 10% zakelijk wordt gebruikt. Deze voorzieningen hoeft de werkgever niet te administreren en tellen niet mee in de vrije ruimte. Het voordeel: werknemers profiteren zonder dat het belasting kost.
Eindheffing bij overschrijding
Overschrijdt de werkgever de vrije ruimte? Dan betaalt hij 80% eindheffing over het meerdere. Bij een overschrijding van €5.000 is de eindheffing €4.000 — een forse kostenpost. Werkgevers monitoren de vrije ruimte daarom nauwkeurig gedurende het jaar. Tip voor werknemers: als uw werkgever niet de volledige vrije ruimte benut, is er ruimte voor extra vergoedingen. Bespreek dit bij uw salarisonderhandeling.